+7 495 720-7534

Финансовый учет в маленьких компаниях, или ответ на вопрос — а где все деньги?

Блог
Усилителя
вкуса

Автор: Вадим Авдяков
Генеральный директор агентства

12 мая 2020

Время прочтения: 7 минут

Сегодня я расскажу историю о том, как несколько лет мы тратили прибыль, а потом больше года боролись с кассовым разрывом, искали деньги на оплату долгов и спасали бизнес. И все это — по причине отсутствия финансового учета.

Проблемы и задачи на первом этапе.

Когда мы начинали, все наши проекты можно было пересчитать по пальцам одной руки.

С деньгами обращались просто: клиент заплатил, рассчитались с подрядчиками, остальное забрали себе.

С ростом бизнеса возник главный вопрос — сколько мы зарабатываем? Долгое время мы не могли на него ответить. Да и не хотели: дела шли хорошо, денег хватало на зарплату сотрудникам, на аренду офиса и на хорошие дивиденды. 

Сейчас это кажется диким и глупым, но в те времена было вполне нормально. Многие из наших друзей предпринимателей тоже не задавались этим вопросом.

А потом случился кризис, количество проектов сократилось, и у нас просто не хватало денег на зарплату сотрудникам. Также осложняло положение наличие больших непогашенных долгов подрядчикам.

Один наш партнер посоветовал начать вести управленческую отчетность. Он имел опыт работы финансовым директором и помог нам поставить простой учет в Excel. По правде говоря, для нас тогда это стало открытием, что помимо бухгалтерского есть еще и управленческий учет!

Только благодаря внедрению управленческого финансового учета, нам удалось понять:

 

  1. Сколько мы зарабатываем;
  2. Где все наши деньги! 
  3. Какой у нас огромный кассовый разрыв 🙁
  4. Сколько должны нам и сколько должны мы;
  5. Скольки и на что мы тратим;
  6. Какие клиенты приносят нам больше всего прибыли.

И это только часть всех “открытий чудных”, которые нам подарил управленческий учет.

Рост бизнеса — новые вызовы.

Первый этап мы прошли, начали вести учет, исправлять ошибки, думать о будущем.

Со временем и ростом бизнеса мы столкнулись с новыми проблемами:

 

  1. Ежемесячное ведение отчетности требовало огромного количества времени. Я тратил до полутора недель ежемесячно на подготовку отчетов.
  2. С ручным учетом постоянно возникали ошибки. Баланс постоянно не сводился. Из-за любого изменения в одной записи “плыли” все отчеты. 
  3. Загруженность проектных менеджеров лишней работой по ведению отчетности. Каждый менеджер должен был вести ежедневный финансовый учет по своим проектам, клиентам и подрядчикам. Это отнимало до 30% времени, которое они могли потратить на их прямые обязанности. Постоянно возникали ошибки. К тому же, с приходом новых сотрудников, приходилось тратить много времени на обучение их финансовой грамотности и основам учета.

Выяснилось, что нужно срочно автоматизировать и упростить процесс. Я, как ответственный за финансы в компании, присматривался к нескольким возможным сервисам. В первую очередь, как и многие, к решениям “1С”. Но все их продукты были слишком перегружены функционалом, и их нужно было адаптировать под особенности нашего бизнеса. 

Начав изучать решения от других компаний я удивился одному факту — почти у всех платформ не было полного базового функционала для управленческого учета:

  • Возможности построения всех трех базовых отчетов: Баланса, Отчета о прибылях и убытках, Отчета о движении денежных средств;
  • Ведения отчетности методом начисления (это когда ты сдаешь проект сегодня, а клиент платит через месяц);
  • Возможности ведения отчетности по проектам;
  • Автоматического импорта операций из банка.

Везде чего-то да не хватало! В итоге я остановился на сервисе “ПланФакт”, где по счастливому стечению обстоятельств все эти возможности были доступны. Казалось бы всё, решение найдено, надо радоваться!

“Перенос отчетности из экселя в автоматизированную систему — это будет боль!”

Вот первое о чем я подумал перед принятием окончательного решения. Однако сотрудники “ПланФакта” проявили чудеса сервиса. Представитель службы поддержки клиентов была со мной на связи все время. У меня вообще создалось впечатление, что мы у них — единственный клиент! Реально, это был невероятный уровень сервиса: на все вопросы отвечали мгновенно, помогли оптимизировать процесс ввода первичных данных и объяснили как все работает. В результате переход оказался полностью безболезненным и быстрым. Кстати, того “волшебного” менеджера из “ПланФакта” звали Дарья 🙂

Что в итоге:

 

  1. Время на сведение ежемесячной отчетности сократилось драматически — с двух недель до одного-двух дней;
  2. С проектных сотрудников сняты почти все обязанности по ведению финансов. У них высвободилось до двух часов ежедневно на работу с клиентами!
  3. За счет точной статистики по дебиторской и кредиторской задолженности удалось эффективно управлять кассовым разрывом и сохранить компанию в период кризиса;
  4. Мы стали экономить до 40 тыс. рублей ежемесячно на погашение кредитов под закрытие кассового разрыва;
  5. Дебит с кредитом отныне всегда сведены! 

Теперь каждое утро я начинаю с приятного занятия — десятиминутного изучения финансовой статистики за прошедший день в “ПланФакте” за чашечкой кофе ☕